【初心者向け】ファイルのコピー・移動の違いについて

ファイルのコピーと移動は意外と間違われる方が多いので再確認の意味で掲載します。

ビジネスの場で、よく使われる用語だと思うのですが、
「ファイルは、共有フォルダからローカルにコピーしてから使ってください」
という言葉を耳にします。
例えば、申請書などひな形が決まっているもに情報をインプットして使う場合、既存のファイルには手を加えずコピーしたファイルに手を加えてもらいたい場合このようなお願いをする場合があります。

パソコン上のフォルダでは、少し分かり難いと思いますので、画像を使って説明させていただきます。

例えば、次の画像のように「共有フォルダ」と「ローカルフォルダ」という2つのフォルダがあり、「共有フォルダ」側に「原紙」と書かれた申請用紙が格納されています。
申請書を使って申請を行いたい場合、この「原紙」をそのまま使用してしまうと、次の人が使う申請書がなくなってしまいます。
そのため、申請書をコピーすることにします。

「共有フォルダ」は、アクセス権がある人が全て閲覧できるフォルダですので個人の申請書はデスクトップ(ローカルフォルダ)に置くことにします。
ファイルをコピーするというイメージは次のような状態になります。

パソコンを使ってのファイルのコピー方法は以下の通りです。

1.コピーしたいファイルをカーソルで選択します。
2.キーボードの「ctrl」キーを押しながら「c」押します。

3.コピー先フォルダを選択し、「ctrl」キーを押しながら「v」を押します。

以上でコピー完了です。

該当のファイル選択後、右クリックのメニュからコピー、貼り付けしていただいても同じ動きとなりますが、ショートカットキーのほうが何かと利便性が良いためできるだけショートカットキーを使うことをお勧めします。
よくマウスでドラッグしてコピーする方がいますが、ドラッグの際「ctrl」キーを押し忘れてしまいますとコピーではなく移動の状態になってしまいます。
ドラッグのコピーは、初心者の方は、あまり利用しない方が良いかもしれません。

ちなみに移動の状態は以下の画像の通りになります。
「共有フォルダ」から「原紙」がなくなり「ローカルフォルダ」に「原紙」が移動されます。
これでは、他の方が使いたいとき使えなくなってしまいますよね。

ビジネスでは、コピー・移動などのファイルの取り扱いをマスターしていただくのは必須になりますので、ぜひ覚えてください。

【初心者向け】ショートカットキーについて

文書や資料を作成する時はショートカットキーを使用すると
作業がはかどります。

独断と偏見になりますが、よく使うショートカットキーを
良く使用する順に、ピックアップしてみました。

ctrlキーとは、キーボードの左下あたりにあるキーです。
こちらのキーを押しながら、文字(英字)のキーを押すことで、
マウスで作業するのと同様のアクションを行うことができます。

ctrl + s 保存
ctrl + c コピー
ctrl + v ペースト(貼り付け)
ctrl + z 元に戻す
ctrl + a 全て選択
ctrl + f 検索
ctrl + h 置き換え※
ctrl + x 切り取り

※ソフトによって使用できないことあり

お役立ち情報を掲載します。

ビジネスに役立つパソコンの使い方を掲載していきます。
不定期更新となりますが、ちょっとした作業時間の短縮になるので
役立てていただければ幸いです。

設立1周年を迎えました

おかげさまで設立1周年を迎えることが出来ました。

今後も新しいことにチャレンジし、皆様のご期待に応えられる

活動を続けてまいります。

代表社員 山本優子